Yıldız Teknik Üniversitesi ile Kırşehir Ahi Evran Üniversitesi iş birliğinde geliştirilen yapay zekâ destekli yeni nesil kalite yönetim sistemi IQMS’in tanıtım toplantısı gerçekleştirildi. Stratejik planlama, performans, risk, paydaş, iyileştirme ve akreditasyon verilerini bütünleştiren sistemin, yapay zekâ destekli analizlerle yöneticilerin karar alma süreçlerini destekleyen akıllı bir yönetişim altyapısı sunması hedefleniyor.

Yıldız Teknik Üniversitesi (YTÜ) ile Kırşehir Ahi Evran Üniversitesi (KAEÜ) iş birliğinde geliştirilen yapay zekâ destekli yeni nesil kalite yönetim sistemi IQMS, gerçekleştirilen çevrim içi toplantıyla tanıtıldı. İki üniversitenin kalite yönetimi, kurumsal yönetişim, dijital dönüşüm ve yazılım geliştirme alanlarındaki bilgi ve deneyimlerini bir araya getiren IQMS’in tanıtımında; sistemin temel modülleri, yönetici panelleri, yapay zekâ destekli analiz yetenekleri, veri aktarım süreci ve gelecek dönem geliştirme hedefleri ele alındı.

Toplantıya YTÜ Rektörü Prof. Dr. Eyüp Debik, YTÜ Rektör Yardımcısı Prof. Dr. Vatan Karakaya, Kırşehir Ahi Evran Üniversitesi Rektörü Prof. Dr. Mustafa Kasım Karahocagil, KAEÜ Rektör Yardımcısı ve Kalite Yönetim Koordinatörü Prof. Dr. Hüseyin Şimşek ile iki üniversitenin yöneticileri, kalite yönetimi temsilcileri ve sistemin geliştirilmesinde görev alan yazılım uzmanları katıldı.

Kalite yönetiminden akıllı yönetişime

IQMS, kalite yönetim sistemlerini yalnızca verilerin kaydedildiği ve dönemsel raporların hazırlandığı bir yapı olmaktan çıkararak, kurumsal karar alma süreçlerini destekleyen akıllı bir yönetişim sistemine dönüştürmeyi amaçlıyor.

Sistem, stratejik planlar, yönetsel süreçler, performans göstergeleri, faaliyetler, riskler, paydaş ilişkileri, belgeler, memnuniyet bildirimleri ve iyileştirme çalışmalarının bütünleşik bir yapı içerisinde yönetilmesine imkân sağlıyor.

Farklı birimlerde üretilen verilerin ortak bir veri modeli içerisinde toplanması ve aralarındaki ilişkilerin kurulmasıyla yöneticilerin ihtiyaç duydukları bilgilere tek bir platform üzerinden erişebilmesi hedefleniyor. Böylece kurumsal durumun yalnızca dönemsel raporlarla değil, güncel veriler ve yönetici panelleri üzerinden takip edilmesi mümkün hale geliyor.

Bu yapının karar alma süreçlerini daha hızlı, ölçülebilir, izlenebilir ve veriye dayalı hale getirmesi amaçlanıyor.

Yapay zekâ verileri analiz ederek karar süreçlerini destekleyecek

IQMS’in öne çıkan özelliklerinden biri, kurumlarda farklı süreçlerde oluşan verilerin yapay zekâ desteğiyle analiz edilerek yöneticiler için anlamlı ve kullanılabilir bilgiye dönüştürülmesi olacak.

Sistemin farklı modüllerden gelen verileri bir araya getirerek kurumsal performansı analiz etmesi, göstergelerdeki değişimleri belirlemesi, hedeflerden sapmaları tespit etmesi ve öncelikli müdahale alanlarını yöneticilerin dikkatine sunması planlanıyor.

Yapay zekâ destekli raporlama altyapısıyla yöneticilerin yalnızca sayısal sonuçları değil, bu sonuçların ne ifade ettiğini, sorunların hangi alanlarda yoğunlaştığını ve hangi konularda iyileştirme yapılması gerektiğini de değerlendirebilmesi hedefleniyor.

Böylece kurumların yalnızca “ne olduğunu” değil, veriler üzerinden “neden olduğunu” anlayabilmesi ve sonraki adımları daha hızlı belirleyebilmesi amaçlanıyor.

Kritik göstergeler yönetici panelinden izlenebilecek

IQMS Yönetici Paneli, kurumun farklı yönetim alanlarına ilişkin kritik bilgileri tek bir ekranda bir araya getirerek yöneticilere bütüncül bir görünüm sunacak.

Hedef değerlerin altında kalan performans göstergeleri, zamanında tamamlanmayan faaliyetler, sorumlusu belirlenmemiş yüksek riskler, stratejik planın gerçekleşme durumu ve birimler arasındaki performans farklılıkları panel üzerinden takip edilebilecek.

Grafikler ve uyarı alanları sayesinde yöneticilerin çok sayıdaki veriyi ayrı ayrı incelemek yerine öncelikli müdahale gerektiren konuları doğrudan görebilmesi ve kurumsal kaynakların öncelikli alanlara yönlendirilmesi hedefleniyor.

Stratejik plan, performans ve risk yönetimi tek yapıda buluşuyor

IQMS’in Stratejik Plan Yönetimi Modülü ile kurumun amaçları, hedefleri ve performans göstergelerinin bütünleşik olarak takip edilmesi sağlanacak. Stratejik hedeflerin gerçekleşme düzeyleri, kritik göstergeler ve yıllara göre performans eğilimleri sistem üzerinden izlenebilecek.

Eşik değerlerin altında kalan veya hedeflerden sapma gösteren göstergelerin tespit edilerek yöneticilerin dikkatine sunulması planlanıyor. Performans göstergeleri; stratejik plan, süreçler, birimler, faaliyetler ve kurumsal hedeflerle ilişkilendirilebilecek.

Risk Yönetimi Modülü ile de risklerin yalnızca kayıt altına alınması değil; gelişimleri, kaynakları, olası neden ve sonuçları, ilişkili süreçleri, kontrol faaliyetleri ve alınan önlemlerle birlikte değerlendirilmesi hedefleniyor.

Performans göstergeleri ile süreç verilerindeki değişimlerin analiz edilmesi sayesinde olası risklerin erken aşamada tespit edilmesi ve yöneticilere erken uyarı sağlanması amaçlanıyor.

Kalite standartları ve akreditasyon süreçleri tek platformda yönetilecek

IQMS’in Kalite Standartları Modülü ile yükseköğretim kalite güvencesi, kurumsal ve program akreditasyonları, ISO yönetim sistemleri ve EFQM Modeli gibi farklı değerlendirme çerçevelerinin ortak bir sistem üzerinden yönetilmesi hedefleniyor.

Kalite standartları; kurumun süreçleri, performans göstergeleri, faaliyetleri ve kanıtlarıyla ilişkilendirilebilecek. Böylece aynı kurumsal uygulamaların farklı değerlendirme süreçleri için tekrar tekrar raporlanmasının önüne geçilmesi ve ortak verilerin birden fazla değerlendirme sürecinde kullanılabilmesi amaçlanıyor.

Sistem üzerinden kalite raporlarının hazırlanması, kanıtların sınıflandırılması, olgunluk düzeylerinin değerlendirilmesi ve gelişime açık alanların belirlenmesi de mümkün olacak.

Bütünleşik ve modüler yapı

IQMS, kurumların farklı yönetim alanlarında ihtiyaç duyduğu uygulamaları ortak bir altyapı üzerinde bir araya getiren bütünleşik ve modüler bir sistem olarak geliştiriliyor.

Sistemde; stratejik plan ve performans yönetimi, süreç ve faaliyet yönetimi, risk ve iyileştirme yönetimi, kalite standartları yönetimi, paydaş ve memnuniyet yönetimi, görev, takvim ve belge yönetimi, kullanıcı ve yetki yönetimi, iletişim, duyuru ve destek yönetimi, raporlama ve analiz gibi temel modüller yer alıyor.

Modüller arasındaki veri ilişkileri sayesinde bir performans göstergesi; ilgili stratejik hedef, süreç, birim, faaliyet, risk ve iyileştirme çalışmalarıyla birlikte değerlendirilebilecek. Böylece kurumsal çalışmaların birbirinden bağımsız kayıtlar yerine ortak amaçlara hizmet eden bütünleşik bir yönetim modeli içerisinde izlenmesi sağlanacak.

Kurumsal hafıza korunacak, veriler kontrollü aktarılacak

IQMS’e mevcut sistemlerde yıllar içerisinde oluşturulan stratejik plan, süreç, faaliyet, performans, risk, paydaş, memnuniyet ve iyileştirme verilerinin kontrollü biçimde aktarılması planlanıyor.

Veri aktarım süreci analiz, temizleme, dönüştürme, kurulum ve beta testleri olmak üzere aşamalı şekilde yürütülecek.

Süreçte veri bütünlüğünün korunması, eksik veya mükerrer kayıtların belirlenmesi, kullanıcı ve yetki kontrollerinin yapılması, modüller arasındaki ilişkilerin doğrulanması ve geçmiş yıl verilerine erişimin sürdürülmesi öncelikli olacak.

Böylece geçmiş veriler ile yeni dönem sonuçlarının karşılaştırılması, uzun vadeli gelişim eğilimlerinin izlenmesi ve üniversitelerin kurumsal hafızasının korunması hedefleniyor.

Üniversitenin dijital sistemleriyle entegre çalışacak

IQMS’in Elektronik Belge Yönetim Sistemi, Öğrenci Bilgi Sistemi, Personel Bilgi Sistemi, öğrenme yönetim sistemleri, e-Devlet uygulamaları, kurumsal veri tabanları ve API servisleriyle entegre çalışabilecek şekilde geliştirilmesi planlanıyor.

Entegrasyonlarla farklı sistemlerde bulunan verilerin IQMS’e otomatik aktarılması, mükerrer veri girişlerinin azaltılması ve güncel verilerin yönetsel analizlerde kullanılabilmesi hedefleniyor.

Aynı verinin farklı birimler tarafından tekrar tekrar girilmesinin önüne geçilmesiyle kullanıcıların iş yükünün azaltılması ve veri doğruluğunun güçlendirilmesi amaçlanıyor.

Yetki temelli ve izlenebilir yönetim

IQMS’te kullanıcıların görev, yetki ve sorumluluklarına göre farklı erişim düzeyleri tanımlanabilecek. Veri girişi, kontrol, onay, izleme ve raporlama işlemleri yetki temelli olarak yürütülecek.

Sistem üzerinde gerçekleştirilen işlemlerin kayıt altına alınmasıyla hangi işlemin, hangi kullanıcı tarafından ve ne zaman yapıldığının takip edilmesi mümkün olacak. Bu yapının hesap verebilirlik, şeffaflık, veri güvenliği ve kurumsal sorumluluk ilkelerini desteklemesi hedefleniyor.

Sürekli iyileştirme dijital ortamda izlenecek

IQMS’in temelinde planlama, uygulama, kontrol etme ve iyileştirme aşamalarından oluşan sürekli iyileştirme yaklaşımı bulunuyor.

Kurumun hedefleri, faaliyetleri, performans sonuçları, riskleri ve iyileştirme çalışmaları birbirleriyle bağlantılı olarak takip edilecek. Başarı düzeyi düşük göstergeler, geciken faaliyetler, gerçekleşen riskler, paydaş geri bildirimleri ve değerlendirme sonuçları iyileştirme çalışmalarının girdilerini oluşturacak.

Başlatılan iyileştirmelerin sorumluları, tamamlanma süreleri ve sonuçları sistem üzerinden izlenerek çalışmaların kurumsal performansa katkısı değerlendirilebilecek.

YTÜ’nün teknik ve akademik birikimi projeye aktarılıyor

IQMS, Kırşehir Ahi Evran Üniversitesinin kalite yönetimi ve Bütünleşik Kalite Yönetim Sistemi uygulama deneyimi ile Yıldız Teknik Üniversitesinin teknik ve akademik birikiminin ortak bir çalışma zemini üzerinde buluşturulmasıyla geliştiriliyor.

İki üniversite arasındaki iş birliği; kalite yönetimi, süreç tasarımı, kurumsal yönetişim, yazılım mimarisi, veri yönetimi, kullanıcı deneyimi ve yapay zekâ uygulamaları gibi farklı alanları kapsıyor.

Esnek, ölçeklenebilir ve uyarlanabilir bir mimariyle geliştirilen sistemin başta yükseköğretim kurumları olmak üzere farklı kurumsal yapılarda kullanılabilmesi amaçlanıyor. IQMS’in ulusal ölçekte yaygınlaştırılması ve çok dilli yapısıyla uluslararası kullanıma uygun hale getirilmesi de gelecek dönem hedefleri arasında yer alıyor.

YTÜ ve KAEÜ iş birliğiyle geliştirilen IQMS’in, kalite yönetimi alanındaki deneyimi yeni nesil teknolojilerle buluşturarak yükseköğretim kurumlarının dijital dönüşüm ve yönetişim kapasitesine katkı sağlaması hedefleniyor. Yeni sistemle birlikte yalnızca sonuçları kaydeden ve raporlayan bir yapıdan; verileri analiz eden, sapmaları belirleyen, risklere yönelik erken uyarı sağlayan, iyileştirme çalışmalarını izleyen ve yöneticilerin karar süreçlerini destekleyen akıllı bir kalite yönetimi yaklaşımına geçilmesi amaçlanıyor.